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Municipality Ostseebad Karlshagen / Procurement of heat contracting

Gemeinde Ostseebad Karlshagen / Beschaffung von Wärme-Contracting — original title

DEGermany · Zinnowitz

Your path to submission

Deadline for requests to participate: 6 November at 12:00 — 5 days left. Two-stage procedure: by this deadline you submit a request to participate (proof of eligibility). Only shortlisted firms are then invited to submit a tender.
The submission point is stated in the notice (link on this page).
Offer and evidence in: German.
Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.

Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.

What the buyer is looking for

The municipality of Karlshagen (contractor) maintains several buildings. For the listed buildings, this invitation to tender invites tenderers to submit a bid for the supply of heat as an overall concept. The tendered service is an energy supply service for urban housing as well as for the school, daycare centre and gymnasium of the Baltic Sea resort of Karlshagen. The heat delivery starts in the heating period 2027/2028, at the latest from 01.01.2028. The duration of the contract should be 10 years with a one-time renewal option of 5 years. The location and energy requirements of the buildings can be found in these specifications and in the procurement documents. The customers listed in Annex C.4 (binding tender scope) form the basis of the bid calculations / this tender. The tender must be accompanied by a coherent overall technical and economic approach. Further requirements for the…

Show full description

… documents to be submitted are set out in the procurement documents. · For a detailed description of the procurement, please refer to document C.1 Specifications.

Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.

Contract

BuyerGemeinde Ostseebad Karlshagen

TypeSupplies

Estimated valuevalue not published

Published8 Oct 2026

ProcedureNegotiated procedure with prior publication

Place of performanceOstseebad Karlshagen

Type of service

09 · Petroleum & fuels

CPV 09000000 · 09321000 · 09322000 · 09323000 · 09324000 · 09330000

Clement

In comparable contracts in this sector nationwide (9,799 with a known bid count), usually only 2 offers came in — a solid bid has real chances.

References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.

What you must prove — eligibility criteria

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Trade register enrolment

1.1 Angaben zu seiner/ihrer Identität und Existenz Der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer muss/müssen Angaben zu seiner/ihrer Identität und Existenz machen. Gefordert sind die folgenden Angaben: Name, Anschrift, Ansprechpartner nebst Kontaktdaten, Niederlassungen, Unternehmensgröße, Rechtsform, Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintragung

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Share of subcontractors

1.2 Leistungen von Bewerbergemeinschaft, Unterauftragnehmer, Eignungsleihgeber 1.2.1 Mitglieder und Leistungsteile der Bewerbergemeinschaft Falls das Angebot von einer Bewerbergemeinschaft abgegeben wird, müssen alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft die jeweils anderen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft benennen und mitteilen, welche Leistungsteile sie im Rahmen der Bewerbergemeinschaft voraussichtlich erbringen werden. 1.2.2 Leistungen der Unterauftragnehmer Falls der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist, muss der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft die Leistungen benennen, die er bzw. sie voraussichtlich an Unterauftragnehmer zu vergeben beabsichtigt. 1.2.3 Leistungen der Eignungsleihgeber Falls eine Eignungsleihe vorgesehen ist, muss der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft angeben, wofür und in welchem Umfang dies vorgesehen ist, und der Unterauftragnehmer, der seine Eignung verleiht, bzw. der Eignungsleihgeber, ob und ggf. welchen Leistungsteil er übernimmt, welche Kapazitäten er verleiht, dass er die Kapazitäten tatsächlich zur Verfügung stellt, dass er - bei Leihe der beruflichen Leistungsfähigkeit - den betreffenden Leistungsteil auch selbst erbringt, und dass er - bei Leihe der wirtschaftlich-finanziellen Leistungsfähigkeit - die gesamtschuldnerische Haftung übernimmt.

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Minimum turnover in the contract field

3.1 Unternehmensumsatz im Tätigkeitsbereich gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV Der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft und der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in wirtschaftlich-finanzieller Hinsicht verleiht) muss/müssen sowohl seinen/ihren jeweiligen Gesamtumsatz (netto) als auch seinen/ihren jeweiligen Umsatz (netto) im Tätigkeitsbereich Wärmelieferung (Bau Wärmenetz und/oder Energieerzeugungsanlage, Betrieb Wärmenetz und/oder Energieerzeugungsanlage, Lieferung Wärme) in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025 (dies sind die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre) angeben. Bei einem unterjährig endenden Geschäftsjahr kommt es auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor der Absendung der EU-weiten Bekanntmachung an. Der Auftraggeber verlangt einen einen durchschnittlichen spezifischen Umsatzerlös in den letzten drei Geschäftsjahren von mindestens 300.000,00 EUR pro Jahr.

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Professional liability insurance

3.2 Versicherungsnachweis gemäß § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft und der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in wirtschaftlich-finanzieller Hinsicht verleiht) muss/müssen das Bestehen einer Haftpflichtversicherung ab Leistungsbeginn bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen mit folgender Deckung nachweisen: Personenschäden mindestens 5.000.000 EUR, Sachschäden mindestens 5.000.000 EUR, Vermögensschäden, die weder durch Personen- noch durch Sachschäden entstanden sind, mindestens 5.000.000 EUR. Als versicherte Risiken müssen alle wesentlichen Tätigkeiten umfasst sein, die der Auftragnehmer nach dem ausgeschriebenen Vertrag erbringt.

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References: supplies

4.1 Referenzen - § 46 Absatz 3 Nr. 1 VgV Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in technisch-beruflicher Hinsicht verleiht/verleihen) und der/die Unterauftragnehmer (soweit er/sie den betreffenden Leistungsteil selbst erbringt/erbringen) muss/müssen mindestens einen Referenzauftrag aus den letzten drei Jahren, gerechnet ab dem Tag der Absendung der EU-weiten Veröffentlichung, nachweisen. Zu diesem Zweck muss er bzw. müssen sie Angaben zum Referenznehmer (wer hat die vergleichbaren Leistungen erbracht?), zum Referenzgeber (an wen wurden die vergleichbaren Leistungen erbracht?) und zum Referenzinhalt (worin bestanden die vergleichbaren Leistungen?) machen. Im Einzelnen wird verlangt, das Projekt und die erbrachte Leistung dem Inhalt, dem Zeitraum, dem Umfang und dem Wert nach zu beschreiben. Vergleichbare Referenzleistungen liegen vor, wenn Vorhaben mit einer Wärmeliefermenge von 850 MWh/a nachgewiesen werden. 4.1.1 Mindestanforderung an die Mindestreferenz Wärmelieferung erfolgt mindestens seit 2 Jahren dauerhaft und ist nicht länger als 2 Jahre abgeschlossen. Es sind folgende Angaben zu machen a) Angabe des Projektvolumens (Energiemenge, max. Anschlussleistung, Anzahl versorgter Gebäude) b) Abnehmerstruktur (Gebäudetypen), c) Benennung Erzeugungstechnologien bzw. - brennstoffe sowie Anteil erneuerbarer Energien d) Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt/ Dauer der Leistungserbringung e) Umfang und Art des Liefer- bzw. Dienstleistungsauftrags f) Eigenwirtschaftlicher Bau Wärmenetz / Erzeugungseinheit, Betrieb, Wärmelieferung g) Angabe des öffentlichen oder privaten Empfängers. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage von Referenzbestätigungen.

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References: supplies

4.1.2 Der Auftraggeber bewertet weitere, zusätzlich zu der Mindestreferenz eingereichte Referenzen vergleichbarer Leistungen, die den Voraussetzungen von Ziffer 4.1 und 4.1.1 entsprechen. Für jede weitere Referenz erhält der Bewerber einen Punkt, höchstens jedoch 3 Punkte.

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Technical staff for execution

4.2 technische Fachkräfte und technische Stellen Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in technisch-beruflicher Hinsicht verleiht/verleihen) und der/die Unterauftragnehmer (soweit er/sie den betreffenden Leistungsteil selbst erbringt/erbringen) muss/müssen mindestens technische Fachkräfte und technische Stellen nachweisen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht.

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Staff qualifications

4.3 Studien- und Ausbildungsnachweise für die Inhaberin, den Inhaber oder die Führungskräfte Der Bewerber bzw. die Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber (falls er die Eignung in technisch-beruflicher Hinsicht verleiht/verleihen) und der/die Unterauftragnehmer (soweit er/sie den betreffenden Leistungsteil selbst erbringt/erbringen) muss/müssen mindestens Studien- und Ausbildungsnachweise für die Inhaberin, den Inhaber oder eine Führungskraft des Unternehmens nachweisen, welche die folgenden Anforderungen erfüllen: Abschluss eines einschlägigen, zur Leistungserbringung geeigneten, technischen Studiums oder alternativ eine fünfjährige einschlägige Berufserfahrung.

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Quality control by institutes

4.4 Zertifizierungen des Bewerbers Zusätzlich zu den Mindestanforderungen an die Eignung wertet der Auftraggeber im Rahmen der Bewerberauswahl gemäß § 51 VgV das Vorliegen folgender Zertifizierungen als Auswahlkriterium: ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem = 1 Punkt ISO 50001 Energiemanagementsystem = 1 Punkt ISO 14001 Umweltmanagementsystem = 1 Punkt Für jede vom Bewerber nachgewiesene Zertifizierung wird ein Punkt vergeben. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt drei Punkte. Die erreichte Punktzahl fließt ausschließlich in die Rangfolgenbildung unter den als geeignet festgestellten Bewerbern ein, sofern die Anzahl der Bewerber die im Vergabeverfahren vorgesehene Höchstzahl übersteigt. Das Nichtvorliegen einer oder mehrerer der genannten Zertifizierungen führt zu keinem Punktabzug und hat keine nachteiligen Auswirkungen auf die Feststellung der Eignung des Bewerbers. Insbesondere führt das Fehlen einer Zertifizierung nicht zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Der Nachweis der jeweiligen Zertifizierung ist durch Vorlage eines gültigen Zertifikats einer akkreditierten Zertifizierungsstelle zu erbringen. Der Auftraggeber akzeptiert gemäß § 49 Abs. 5 VgV gleichwertige Bescheinigungen von Stellen, die in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union niedergelassen sind, sowie sonstige Nachweise über gleichwertige Maßnahmen des Qualitäts-, Energie- und Umweltmanagements.

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Other economic requirement

5.1 Verschwiegenheitspflicht Der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer müssen alle ihm/ihnen seitens des Auftraggebers mündlich, schriftlich oder elektronisch zur Verfügung gestellten, nicht allgemein zugänglichen Daten vertraulich behandeln (Verschwiegenheitspflicht) und dürfen sie nur zur Durchführung dieses Vergabeverfahrens sowie des sich ggf. anschließenden Auftrags und/oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten zu verarbeiten. 5.2 "Russland-Erklärung" Der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer dürfen nicht von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 betroffen sein ("Russland-Erklärung"). 5.3 Eigenerklärungen nach Landesrecht Der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer müssen durch Eigenerklärung die Einhaltung der Vorgaben nach § 8 und 9 TVgG M-V 5.4 Belehrung gemäß Verpflichtungsgesetz Der Bewerber, die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, der/die Eignungsleihgeber und der/die Unterauftragnehmer müssen die für den Auftrag eingesetzten Mitarbeiter verpflichten, an der Belehrung gemäß Verpflichtungsgesetz mitzuwirken.

Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.

Tender documents — direct download

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Annex 1

Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration

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Administrative conditions

The full notice, official wording

Contracting authority contact

Email[email protected]

Deadline — Friday 6 November at 12:00

Deadline for requests to participate

Tactics

When contracts were awarded in this country and sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 9,799 completed awards — not a statement about this procedure.)

This procedure allows 30 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). A normal window for this market.

The rules of the market →

Foreign bidders

In Germany · Petroleum & fuels, 66 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 10,064 recorded awards) — mostly from Netherlands, Austria, United Kingdom.

Submission language: German.

Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.

How to bid

Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.

Read the full notice — Original + documents

Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.

This procedure is published on 2 portals

All known sources are notice services. The buyer names the submission point in the notice itself.

TEDNoticeÖffentliche Vergabe (Datenservice)Notice

Put together the evidence — in German

The 10 criteria on the left, plus your price.

Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline

Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.

To the procurement portal →Official notice on TED →

We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.

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