You submit on Vergabemarktplatz (cosinex) — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
Offer and evidence in: German.
Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
The municipal archive of Bad Münstereifel was located in the basement of the town hall, Marktstraße 11, until the flood of 2021 and suffered serious damage during the flood disaster. The archive material had to be recovered and frozen. The Archives Act of North Rhine-Westphalia (ArchivG NRW) lays down clear obligations for the preservation of archive material for municipal archives. Pursuant to § 5 II S.1 ArchivG NRW, there is an obligation to keep archived material secure in the long term, which means that once documents have been taken over, they must be preserved in the long term. This is not possible without technical means with an estimated 9,500 archive boxes. The measure described in this document includes the establishment of a temporary magazine in the Arloffer Thonwerken in order to professionally store and record the damaged and partially restored archives until a permanent…
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… archive building is available. The interim measure M3-1 is part of the overall project to restore the Bad Münstereifel City Archive after the flood damage in July 2021. The building has a floor area of about 626 m2 and is a single-storey building complex in solid construction with flat roof construction. It has been rated as suitable by experts from the LVR Archive Consultancy and Training Centre, as it can be adapted to the necessary standards with little effort. The building complex comprises several rooms that need to be rebuilt for archive use. The contractor (AN) owes the complete, approved and operational production of the use of the archive, including planning to the extent of the required work/assembly and detailed planning, delivery, assembly, commissioning, tests, documentation, coordination including all necessary ancillary services, even if these are not individually named. Thus, the choice of technical, constructive and organizational implementation is the responsibility of the Contractor. The offered solution must fully meet the described performance targets and comply with the accepted rules of technology. Equivalent functional solutions shall be permitted provided that they achieve at least the required level of performance. A detailed overview of the services tendered under the EU procedure can be found in the terms of reference. The start of the service is from the award of the contract. The racking system must be completely assembled, tested and handed over ready for operation by 29.01.2027 at the latest, as the first archives will be delivered from this point on.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
39 · Furniture & furnishings45 · Construction work
CPV 39131100 · 39132000 · 39100000 · 45421153
Clement What the numbers say about this buyer
54% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (92 awards since 2019, spread over 43 companies). That is well above the sector norm (40%) — newcomers have a harder time here than elsewhere.n = 92 awards since 2019
The median procedure drew 3 bids (91 procedures with a bid count); 26% ended with a single bidder. Sector: median 3 bids.n = 91
0% of the bids received came from other countries (18 procedures with a bid mix) — all bidders, not just the winners. Sector: 5%.n = 18
Across 5 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: References: works (2 of 5), Professional liability insurance (2 of 5), Trade register enrolment (2 of 5), Equipment, plant and technical facilities (1 of 5).n = 5
Not one of the 92 awards with a known winner country has gone to a foreign company so far. Sector average: 1%.n = 92
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Clement
In comparable contracts in this sector nationwide (10,395 with a known bid count), usually only 2 offers came in — a solid bid has real chances.
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
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Professional register enrolmentKeine Eintragung in ein relevantes Berufsregister, Angaben zu PQ und EEE: Unternehmen, die in dem "Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich" (AVPQ) bzw. einer anderen für den öffentlichen Auftraggeber koste… read in fullcollapse
Keine Eintragung in ein relevantes Berufsregister, Angaben zu PQ und EEE: Unternehmen, die in dem "Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich" (AVPQ) bzw. einer anderen für den öffentlichen Auftraggeber kostenfreien Datenbank innerhalb der EU registriert sind, können dies bei Abgabe eines Angebotes durch Angabe der Registrierungsnummer angeben. Sofern vom Auftraggeber mit dem Angebot Nachweise gefordert werden, die nicht in den v. g. Datenbanken enthalten sind, sind diese ergänzend mit dem Angebot einzureichen. Ansonsten kann das Unternehmen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Als vorläufiger Nachweis der Eignung für die zu vergebene Leistung kann mit dem Angebot eine Einheitlich Europäische Eigenerklärung (EEE) abgegeben werden.
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Professional liability insuranceDer Bieter hat zusammen mit seinem Angebot eine Eigenerklärung einzureichen, in der er bestätigt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von - mindestens 3.000.000,00 EUR je Verstoß für Personenschäden sowie - mindestens 1.000.000,00… read in fullcollapse
Der Bieter hat zusammen mit seinem Angebot eine Eigenerklärung einzureichen, in der er bestätigt, dass eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von - mindestens 3.000.000,00 EUR je Verstoß für Personenschäden sowie - mindestens 1.000.000,00 EUR für sonstige Schäden (Sachschäden und Vermögensschäden), besteht und dass die Gesamtleistung des Versicherers innerhalb eines Versicherungsjahres mindestens das Doppelte dieser Deckungssumme beträgt. Sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung aus-reichend, wonach im Auftragsfall ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne erfolgen kann. Das Beibringen von BEstätigung des Versicherers wird nicht gefordert. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, diese von denjenigen Bietern auf gesonderte Nachforderung zu verlangen, der für die Beauftragung vorgesehen ist.
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References: worksDer Auftraggeber bewertet die technische Leistungsfähigkeit anhand von Erfahrungswerten/Referenzprojekten. Der Auftraggeber geht davon aus, dass ein Bieter leistungsfähig ist, wenn er mind. drei Referenzen nachweist, die kumulativ folgende Anforderungen erfüll… read in fullcollapse
Der Auftraggeber bewertet die technische Leistungsfähigkeit anhand von Erfahrungswerten/Referenzprojekten. Der Auftraggeber geht davon aus, dass ein Bieter leistungsfähig ist, wenn er mind. drei Referenzen nachweist, die kumulativ folgende Anforderungen erfüllen: - Die Referenz muss abgeschlossen sein. Als abgeschlossen gilt eine Referenz, wenn die Leistung am Tag des Ablaufs der Angebotsfrist abgeschlossen ist. Noch nicht abgeschlossene Leistungen sind daher grds. keine tauglichen Referenzen. - Die Referenz muss aus den letzten drei Jahren stammen. Ausgangspunkt für die Berechnung des entsprechenden Jahres-Korridors ist der Tag des Ablaufs der Abgabefrist der Angebote. Maßgeblich ist, dass bei der Referenz der Abschluss der beauftragten Leistungen in diesen Zeitkorridor fällt. Ob der Beginn der Leistung in den Zeitkorridor fällt, ist hingegen nicht ausschlaggebend. - Die Referenz muss vergleichbar zur hiesigen Leistungsbeschreibung sein. Hiervon geht der Auftraggeber aus, wenn die Referenz folgende Leistungsbestandteile umfasst: o Lieferung und Montage von Rollregalen für eine kulturbewahrende Institution. Zu den kulturbewahrenden Institutionen zählt der Auftraggeber Archive, Museen, Bibliotheken oder gleichwertige Einrichtungen.
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Share of subcontractorsNachunternehmer: Sofern der Bieter beabsichtigt, Nachunternehmer zur Auftragsdurchführung einzusetzen, hat der Bieter mit Abgabe des Angebotes anzugeben, welche Teile des Auftrags er als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt (bei einer Bietergemeinschaft reich… read in fullcollapse
Nachunternehmer: Sofern der Bieter beabsichtigt, Nachunternehmer zur Auftragsdurchführung einzusetzen, hat der Bieter mit Abgabe des Angebotes anzugeben, welche Teile des Auftrags er als Unterauftrag zu vergeben beabsichtigt (bei einer Bietergemeinschaft reicht die Beibringung durch die Bietergemeinschaft als solche). Hierzu ist mit dem Angebot beizubringen: - Nachunternehmererklärung - in Angebotsschreiben enthalten Die Bieter, haben auf gesondertes Anfordern nach Angebotsfrist durch den Auftraggeber die Nachunternehmer namentlich zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen der jeweilig benannte Nachunternehmer für die Auftragsdurchführung zur Verfügung stehen wird. Hierzu ist auf gesonderte Anforderung durch den AG nach Angebotsfrist beizubringen: - Verpflichtungserklärung Nachunternehmer - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
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Share of subcontractorsEignungsleihe: Ein Bieter kann sich (auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft) zum Nachweis seiner Eignung in Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen bedienen, … read in fullcollapse
Eignungsleihe: Ein Bieter kann sich (auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft) zum Nachweis seiner Eignung in Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindung. Der Bieter hat der Vergabestelle nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, indem er eine entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen nebst weiteren Eignungsnachweisen auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers vorlegt. Bedient sich der Bieter oder Mitglied(er) einer Bietergemeinschaft hinsichtlich der technischen und/oder beruflichen Leistungsfähigkeit (bspw. Referenzen) anderer Unternehmen, so hat der Bieter oder Mitglied(er) einer Bietergemeinschaft diese Unternehmen zwingend als Nachunternehmer anzugeben. Der Auftraggeber überprüft sodann im Rahmen der Eignungsprüfung, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Bieter oder Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen. Entsprechende Nachweise sind mit dem Angebot beizubringen. Hierfür stellt der Auftraggeber die Anlage 8.a-VgV-Erklärungen Eignungsleihe bereit. Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften. Hierzu ist mit dem Angebot beizubringen: - Eigenerklärung Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) - in Angebotsschreiben enthalten - Verpflichtungserklärung Eignungsleihe - in 8.a-VgV-Erklärungen Eignungsleihe enthalten - Eignungsnachweise des Eignungsverleihers in 8.a-VgV-Erklärungen Eignungsleihe enthalten o Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB o Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung (sofern einschlägig) o Unternehmensreferenzen" (sofern einschlägig) o Verpflichtungserklärung bei Eignungsleihe
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
When contracts were awarded in this country and sector, usually only one or two bids came in. A solid bid has a real chance here. (Based on 10,395 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 31 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). A normal window for this market.
In Germany · Furniture & furnishings, 83 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 10,761 recorded awards) — mostly from Austria, Denmark, Poland.
Submission language: German.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 4 portals
Bids are submitted on Vergabemarktplatz (cosinex) or evergabe.NRW — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
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Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.