How to bid in this country: portals, deadlines, thresholds →
Reception Services 2027
Empfangsdienstleistungen 2027 — original title
DEGermany · Mainz
Your path to submission
- Deadline: 2 November at 12:00 — 1 day left.
- You submit on Vergabemarktplatz (cosinex) — not here and not by e-mail. ↗ Free bidder account on the cosinex platform required (created instantly); offers go through the bidding tool, usually plain text form suffices — no qualified signature. Sort out account and signature first — not on submission day.
- Offer and evidence in: German.
- Collect your evidence — use the eligibility analysis on this page: it lists the requirements and, for known certificates, how to get them.
Compiled automatically from notice and documents — no guarantee; the procedure's wording is binding.
What the buyer is looking for
As part of this procurement procedure, a service contract is concluded for the provision of reception staff at the premises in 55118 Mainz, Valenciaplatz 6.
Machine translation (EU eTranslation) — official wording via the PDF link.
Contract
TypeServices
Estimated valuevalue not published
Published1 Oct 2026
ProcedureOpen procedure
Place of performanceMainz
Framework agreement
Type of service
79 · Business services
CPV 79992000
Clement What the numbers say about this buyer
- The median procedure drew 2 bids (70 procedures with a bid count); 41% ended with a single bidder. Sector: median 4 bids.n = 70
- 42% of this buyer's awards went to companies that had already won here before (70 awards since 2018, spread over 41 companies). 58% went to new names.n = 70 awards since 2018
- Across 4 procedures with structured selection criteria, this buyer most often required: Financial ratio required (4 of 4), Trade register enrolment (4 of 4), References: services (2 of 4), References: supplies (2 of 4).n = 4
- 1% of awards went to companies from abroad (70 awards with a known winner country). Sector average: 1%.n = 70
- From notice to award takes a median 87 days here (18 procedures). Sector: 90 days.n = 18
From this buyer's documented awards; comparison values from the same sector and country. Not a forecast, not legal advice. As of 01/11/2026.
Clement
References and certificates from your home country count fully across the EU — that is what European procurement law is for.
What you must prove — eligibility criteria
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Financial ratio required
Eigenerklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 Jahren (2023,2024,2025) (brutto) in Deutschland. Ist das Unternehmen noch nicht 3 Jahre am Markt tätig, ist es möglich, die genannten Angaben beschränkt auf den Zeitraum … read in fullcollapse
Eigenerklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 Jahren (2023,2024,2025) (brutto) in Deutschland. Ist das Unternehmen noch nicht 3 Jahre am Markt tätig, ist es möglich, die genannten Angaben beschränkt auf den Zeitraum der bisherigen Tätigkeit zu machen. Eigenerklärung über den durchschnittlichen Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 Jahren (2023,2024,2025) (brutto) in Deutschland in Bezug auf das betroffene Geschäftsfeld. Ist das Unternehmen noch nicht 3 Jahre am Markt tätig, ist es möglich, die genannten Angaben beschränkt auf den Zeitraum der bisherigen Tätigkeit zu machen. Eigenerklärung zur durchschnittlichen Gesamtanzahl der freien und festangestellten Mitarbeiter in den Jahren 2023, 2024, 2025 in Deutschland. Ist das Unternehmen noch nicht 3 Jahre am Markt tätig, ist es möglich, die genannten Angaben beschränkt auf den Zeitraum der bisherigen Tätigkeit zu machen. Eigenerklärung zur durchschnittlichen Anzahl der freien und festangestellten Mitarbeiter in den Jahren 2023, 2024, 2025 in Deutschland in Bezug auf das betroffene Geschäftsfeld. Ist das Unternehmen noch nicht 3 Jahre am Markt tätig, ist es möglich, die genannten Angaben beschränkt auf den Zeitraum der bisherigen Tätigkeit zu machen
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Trade register enrolment
Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate, nicht beglaubigte Kopie genügt).
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Other economic requirement
Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis von mindestens 500.000 EUR für Personenschäden und Sachschäden und 250.000 EUR für Vermögensschäden. Der Nachweis wird durch eine aktuelle Bestätigung … read in fullcollapse
Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadensereignis von mindestens 500.000 EUR für Personenschäden und Sachschäden und 250.000 EUR für Vermögensschäden. Der Nachweis wird durch eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen geführt. Ist das nicht der Fall, hat der Bieter den Nachweis durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen, zu erfolgen. Die Bescheinigung darf jeweils nicht älter als 6 Monate sein.
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References: services
Beschreibung Eigenerklärung zu einschlägigen Erfahrungen/einschlägigen Referenzen durch eine Aufstellung der wesentlichen, innerhalb der letzten drei Jahre erbrachten Leistungen des Bieters bezogen auf vergleichbare Leistungen. Anzugeben sind dabei - je Projek… read in fullcollapse
Beschreibung Eigenerklärung zu einschlägigen Erfahrungen/einschlägigen Referenzen durch eine Aufstellung der wesentlichen, innerhalb der letzten drei Jahre erbrachten Leistungen des Bieters bezogen auf vergleichbare Leistungen. Anzugeben sind dabei - je Projekt/je Referenz - Auftraggeber mit Ansprechstelle (Name, Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer), Branche (öffentliche Verwaltung/Privatwirtschaft), Projektlaufzeit, Auftragsvolumen (zeitlich und monetär), Beschreibung des Projekts. Insgesamt mindestens drei Referenzen, davon mindestens eine eines öffentlichen Auftraggebers
Requirement texts are quoted in the notice's original language — only the official wording is binding.
Tender documents — direct download
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Annex 1
Specifications and annexes at the buyer — usually viewable without registration
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Administrative conditions
The full notice, official wording
Who has won at this buyer so far
Across all contract types of this buyer — not just this sector. A city buys software and fire engines through the same purchasing office.
| Company | Awards | Period |
|---|---|---|
| SoftwareONE Deutschland GmbH | 4 | 2024–2026 |
| RWT Crowe IT Consulting GmbH | 3 | 2025 |
| BFE Studio und Medien Systeme GmbH | 3 | 2025 |
| IMTB Consulting GmbH · Berlin | 3 | 2025 |
| thinkRED GmbH · Mainz | 3 | 2025 |
From the recorded awards · regular winners know this buyer's requirements — that is your competition.
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Deadline — Monday 2 November at 12:00
Tactics
When contracts were awarded in this country and sector, usually about 4 bids came in. A normal field for this market. (Based on 27,966 completed awards — not a statement about this procedure.)
This procedure allows 33 days between publication and deadline — typical in this country is 32 (median of 20,496 procedures). A normal window for this market.
The deadline falls on a Monday — your last full working day is the Friday before. Have evidence and guarantees together by Thursday.
Foreign bidders
In Germany · Business services, 349 contracts went to foreign companies over the last 3 years (of 29,674 recorded awards) — mostly from Belgium, Italy, United Kingdom.
Submission language: German.
Measured from linked award data; foreign winners bidding through a local subsidiary count as domestic — the true share is higher.
How to bid
Guide: how to apply on cosinex Vergabemarktplatz / DTVP → Registration, signature, fees — from the operator's bidder manual.
Read the full notice — Original + documents
Goes directly to this tender on TED — Tenders Electronic Daily. The full specification and all annexes are there.
This procedure is published on 3 portals
Bids are submitted on Vergabemarktplatz (cosinex) — TED carries the same notice, usually with the more detailed specification. Read both.
Put together the evidence — in German
The 4 criteria on the left, plus your price.
Submit via TED — Tenders Electronic Daily before the deadline
Electronic submission — allow time for the portal registration the first time.
We pull data from millions of notices. If the link here does not work, report it — we will find the right one.
Don't miss the next one
Friedrich finds tenders like this for you — every morning at 7:30, each one checked by Claude (Anthropic) for fit, and he learns from your feedback what your company really does.
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