Electroacoustic system (outdoor)

✓So sind etwa Hersteller und Typenbezeichnungen der Komponenten, ein nachvollziehbares Beschallungskonzept, eine vollständige Komponentenliste, ein Bedien- und Steuerkonzept, technische Datenblätter sowie die Liefer- und Leistungszeit im Angebot darstellen.

✓Angebote, die das vorgegebene maximale Budget von 24.500,00 € brutto überschreiten oder die technischen/funktionalen Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

✓Maßgeblich für die Vergütung ist der im Angebot genannte Bruttopreis; alle Nebenleistungen, die für eine vollständige und mangelfreie Leistungserbringung zwingend erforderlich sind, sind im Preis enthalten.

✓Die Unterlagen beschreiben verschiedene Risiken und Besonderheiten für den Auftragnehmer.

✓Beispiel sind Vertragsstrafen bei unzulässigen Wettbewerbsabsprachen (pauschal 10 % der Nettoabrechnungssumme), bei Versprechen von Vorteilen gegenüber Bediensteten des Auftraggebers sowie bei Tätigkeitsverhältnissen ohne Unbedenklichkeitsbestätigung vorgesehen; Gesamt ist die Summe aller Vertragsstrafen auf 10 % der Vergütung begrenzt, ohne die Geltendmachung von weiterem Schadenersatz ausgeschlossen.

✓Der Auftragnehmer muss die Vorgaben zu Mindestlohn, Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Schwarzarbeitsbekämpfung und Brandenburgischem Vergabegesetz strikt einhalten; bei Verstößen drohen Meldung an zentrale Informationsstellen, Auftragsausschluss und Auftragsperren.

✓Auch Unterauftragnehmer und Unternehmen aus Eignungsleihe werden streng kontrolliert, etwa hinsichtlich Ausschlussgründen nach GWB, Russland‐Bezug nach EU‐Sanktionsrecht und Einhaltung arbeitsrechtlicher Pflichten; der Auftraggeber kann deren Austausch verlangen.

✓Die Bindefrist an das Angebot ergibt sich aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe; Rückzug ist nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt möglich, danach besteht Bindung bis Fristablauf.

✓Rechnungen sind als E‐Rechnungen nach EN 16931 an eine spezielle E‐Mail‐Adresse zu übermitteln, Zahlungsziel sind 30 Tage nach Eingang einer prüffähigen Rechnung und Leistung/Abnahme; Vorauszahlungen sind grundsätzlich ausgeschlossen.

✓Zu Widersprüchen oder Korrekturen innerhalb der Unterlagen wird eine klare Rangfolge und Auslegungsregel vorgegeben.

✓Eigene Kurzfassungen des Leistungsverzeichnisses durch den Bieter sind unverbindlich; maßgeblich bleibt die vom Auftraggeber vorgegebene Langfassung, ergänzt um zulässige Erklärungen des Bieters.

✓Weicht eine vom Bieter selbst formulierte Erklärung von einem bereitgestellten Formulartext ab, ist grundsätzlich der Formulartext maßgeblich.

✓Auf Abweichungen des Angebotes von verbindlichen Vorgaben kann sich der Auftragnehmer nicht berufen, wenn sie einen den Angebotsausschluss begründende Änderung/Ergänzung darstellen.

✓Erkennt der Bieter Fehler, Unklarheiten oder Widersprüche in den Vergabeunterlagen und zeigt sie vor Angebotsabgabe nicht an, trägt er das Risiko der daraus resultierenden Regelungen, sofern ihm das Unterlassen der Mitteilung zuzurechnen ist; eine spätere Berufung hierauf ist ausgeschlossen.

Antworten auf die geforderten Kriterien

Müssen Sicherheiten gestellt werden (Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft)? Wenn ja: welche, in welcher Höhe und bis wann?

✓Zunächst zu den Sicherheitsleistungen: In den Auszügen findet sich nur eine ergänzende Regelung zu § 25 VOL/B, die besagt, dass – wenn der Auftragnehmer eine Arbeitsgemeinschaft ist – eine etwaige Sicherheit auf die Arbeitsgemeinschaft oder auf alle Mitglieder lauten muss.

❓Konkrete Anordnung einer Bietersicherheit, Vertragserfüllungs- oder Mängelbürgschaft (Art der Sicherheit, Höhe, Fälligkeit) ist in den vorliegenden Textteilen nicht enthalten.

❓Solche Sicherheiten wären, wenn gefordert, in § 25 VOL/B selbst oder in besonderen Vertragsbedingungen gesondert bezeichnet; nach dem wiedergegebenen Inhalt kann zu Art, Höhe und Frist der Sicherheitsleistung keine spezifische Aussage getroffen werden.

Sind Nachunternehmer erlaubt? Wenn ja: mit welchen Grenzen und welchen Nachweispflichten?

✓Zum Einsatz von Nachunternehmern: Nachunternehmer sind ausdrücklich zugelassen, aber mit klaren Grenzen und Nachweispflichten.

✓Eine Unterbeauftragung liegt – wie etwa ausgeführt – vor, wenn rechtlich selbständige Unternehmen Teilleistungen ausführen, auch konzernverbundene Unternehmen oder Unter-Unterauftragnehmer.

✓Wesentliche Teilleistungen (insbesondere solche, die die Qualität der Leistung beeinflussen oder in der Leistungsbeschreibung ausdrücklich genannt sind) dürfen nur mit Zustimmung des Auftraggebers an Nachunternehmer vergeben werden; die Zustimmung ist auch dann erforderlich, wenn der Betrieb des Auftragnehmers auf die betreffende Teilleistung nicht eingerichtet ist.

✓Der Auftragnehmer bleibt alleiniger Vertragspartner und voll verantwortlich für die Leistung.

✓Nachweispflichten ergeben sich insbesondere aus Formular 4.3 („Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe“), in dem die vorgesehenen Unterauftragnehmer (Firmenname, Sitz) und die übernommenen Auftragsteile anzugeben sind, sowie ggf. aus Formular 4.4 („Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“) bei Unteraufträgen nach § 26 UVgO.

✓Auch müssen für Unterauftragnehmer die gleichen Ausschluss- und Mindestlohn-Erklärungen eingefordert und eingehalten werden; der Auftragnehmer hat die Mindestarbeitsbedingungen auch bei Unterauftragnehmern sicherzustellen und den Auftraggeber von entsprechenden Ansprüchen freizustellen.

In welcher Sprache müssen Angebot und Nachweise eingereicht werden, und sind fremdsprachige Nachweise zulässig?

✓Hinsichtlich der Sprache der Angebote und Nachweise: In der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes ist ausdrücklich festgelegt, dass das Angebot sowie jeglicher Schriftverkehr mit dem Auftraggeber in deutscher Sprache abfassen sind.

✓Außerdem werden Bedienungs- und Dokumentationsunterlagen zur Nutzung der Leistung nach den zusätzlichen Vertragsbedingungen zwingend in deutschsprachiger Fassung verlangt.

❓Fremdsprachige Nachweise werden in den Auszügen nicht ausdrücklich geregelt; es findet sich keine Klausel zur Zulässigkeit etwa englischer Unterlagen oder zur Notwendigkeit beglaubigter Übersetzungen.

✓Praktisch bedeutet dies, dass die maßgeblichen Erklärungen und der Schriftverkehr deutsch sein müssen; ob fremdsprachige Nachweise akzeptiert werden, wäre ggf. im Zweifel mit der Vergabestelle abzuklären, da eine ausdrückliche Öffnungsklausel in den zitierten Teilen fehlt.

Wie lange ist der Bieter an sein Angebot gebunden (Bindefrist), und gibt es eine Frist für Bieterfragen? Wenn ja: bis wann?

✓Zur Bindefrist des Angebots und zur Frist für Bieterfragen: Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes enthält eine kleine Fristentabelle.

❓Danach endet die Frist für Bieterfragen am 27.10.2026.

✓Die Bindefrist – also die Dauer, für die der Bieter an sein Angebot gebunden ist – läuft bis zum 27.11.2026.

✓Im Angebotsschreiben wird nochmals bestätigt, dass sich der Bieter „bis zum Ablauf der Bindefrist lt. o.g.

✓Angebotsaufforderung“ an sein Angebot gebunden hält.

❓Fragen der Bieter müssen also bis zum 27.10.2026 gestellt werden; nach Ablauf der Bindefrist am 27.11.2026 besteht keine Angebotsbindung mehr.

Weitere Angaben

✓Das vorliegende Dokumentenbündel umfasst die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, die Zusammenstellung der eingereichten Unterlagen, zusätzliche Vertragsbedingungen zur VOL/B sowie verschiedene Formulare für das Vergabeverfahren „Elektroakustische Anlage Weihnachtsmarkt“ der Stadt Eberswalde.

✓Es handelt sich um eine öffentliche Ausschreibung nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) im deutschen Recht; Erwähnung bzw. zugrunde liegen ausschließlich deutsche und europäische Rechtsnormen (z.B. GWB, UVgO, BGB, MiLoG, Verordnung (EU) Nr. 833/2014), sodass die Perspektive klar die eines öffentlichen Auftraggebers in Deutschland ist.

✓Die Angebotsfrist endet am 03.11.2026 um 11:00 Uhr; die Angebotsöffnung ist unmittelbar anschließend am 03.11.2026 um 11:01 Uhr vorgesehen.